Peralatan & Perlengkapan Arsip

Perlengkapan filing cabinet (tempat Arsip)
Filing Cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

 
Map digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

Mesin Penghancur Dokumen

lateral filing cabinet

filing cabinet

FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai alas untuk menyimpan arsip.

Sistem wilayah ( Geographical system of filing )

Pengertian Filing system wilayah (geografis)

Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat yang dierima.Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1) Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.

3) Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.

5) Penjual melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.

6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)

8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.

9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

Alat dan Bahan

1) Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.

2) Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.

3) Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.

4) Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.

5) Pelubang Kertas

6) Paper Clip

7) Lem

8) Gunting

9) Penggaris

10) Alat Tulis

Sistem masalah (Subject system of filing)

         Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
        Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah
Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.
Keterangan Jenis perlengkapan
1.Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )
Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya
Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.
2.Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.
3.Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.
4.Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )
Disiapkan sesuai kebutuhan.
5.Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )
Disiapkan bila diperlukan.

       Prosedur Penyimpanan
Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:
1.Meneliti dan membaca warkat
Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.
2.Mengindeks
Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.
3.Memberi kode
Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI"
4.Menyortir
Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan.
5.Menyimpan
Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.

Prosedur Penemuan Arsip
Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pastikan kode arsip yang akan dipinjam
(tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
3.Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.
Masalah Utama Sub Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit
B.Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti
C. .......... dst

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasi
Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian
A.2. Pajak
A.2.1. PPh
A.2.2. PPN
A.2.3. PBB
A.3. Kredit
A.3.1. Kredit Bank
A.3.2. Kredit Usaha Kecil
A.3.3. Kredit Investasi
B. Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.1.1. Formasi
B.1.2. Lamaran
B.1.3. Penempatan
B.2. ……. dst

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

Sistem nomor ( Numerica system of filing )

Hampir sama dengan sistem Abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama, sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Banyak yang beranggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya dibanding dengan sistem-abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunannya menurut nama.

Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.

Sering kota dapatkan pada sistem-sistem nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi, atau rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu kalau nasabah tidak mengetahui nomornya, misalkan catatannya hilang, maka dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Akibatnya langganan dapat dirugikan, baik berupa waktu, tenaga, bahkan uang sekalipun, pelanyanan kepada langganan menjadi sangat mengecewakan, hanya akibat sistem-nomor yan g tidak diterapkan secara benar.

Sistem-nomor tidak hanya terbatas pada nomor yang disusun sebagai pengganti nama (nama-orang dan nama-badan), tetapi kode nomor yang mendapingi istilah subjek juga mereka sebut sistem nomor. Contohnya adalah subjek personalia seberi nomr 100, subjek Keuangan diberi nomor 200, Bagian dari keuangan seperti Pajak diberi nomor 210, Pajak Pendapatan nomor 211 dan seterusnya.

Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor adalah bahwa di dalam kegiatan angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama. Sebagian contoh, bagian akuntan amat-lah sering mem-file surat-surat bukti pebayaran (kuitansi) menurut nomor, bagian produksi dan pergudangan sering menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama langganan, perusahaan-perusahaan asuransi biasanya mempergunakan nomor polis daripada nama pemegang polis , Seksi Tabanas pada bank menyusun kartu menurut nomor daripada nama nasabah, data-data pegawai sering disusun menurut nomor pegawai (NIP) bukan nama pegawai, dan sebagainya.

         Keuntungan pamakaian sestem-nomor adalah :

         1. Teliti.

         2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

         3. Perluasan nomor tidak terbatas.

         4. Penujuk silang disusun bersama-sama dengan indeks

         5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.

         Kerugian pemakaian sistem-nomor adalah:

         1. Filing tidak langsung

         2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

         3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks.

         4. Ongkos agak tinggi.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

A. FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map, yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama) yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).

Map individu disimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

B. INDEKS

Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.

Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

B. BUKU NOMOR

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

D. PENUNJUK SILANG (CROSS-REFERENCE)

Lembar penunjuk silang pada umumnya menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari tersimpan. Pada sietem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari. Lembar penunjuk silang terbuat dari kertas stensil dengan ukurang panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm.

                C. PROSEDUR PENYIMPANAN

Langkah prosedur penyimpanan yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Pada penyimpanan surat diperlukan map, sedangkan pada penyimpanan non surat (kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map pasti diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.

             1. Memeriksa

             Langkah ini digunakan agar yang akan disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar disimpan.

             2. Mengindeks

             Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan pada map dalam lemari arsip. Nama yang ditulis di kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks.

                a. Menyimpan dengan map (gantung)

                b. Menyimpan dengan map ordner

                c. Menyimpan dengan kotak

             3. Mengkode

Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan pada warkat bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map pasti akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yaitu kode C atau kode Nomor. Untuk surat yang disimpan pada map ordner dan bahan non-surat, kode yang dituliskan adalah langsung kode nomor. Kode yang tertera pada warkat ini penting untuk penyimpanannya terutama penyimpanan kembali apabila warkat dikembalikan oleh peminjam.

                         4. Menyortir

Penyortiran pada sistem nomor dilakukan apabila warkat yang akan disimpan berjumlah banyak, minyalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit. Penyortiran dilakukan untuk memudahkan petugas melakukan penyimpanan warkat, terutama agar petugas tidak perlu bolak balik dari meja ke filing kabinet.

5. Menempatkan

Menyusun wartkat baik surat maupun non surat (kartu)dan lain-lain dalam sistem nomor memerlukan ketelitian yang lebih banyak, sebab angka-angka yang digitnya banyak seringkali membuat kesalahan pada petugas. Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka label mapnya diberi nomor. Untuk penyimpanan yang menggunakan ordner map (kwitansi) maka ornder mapnya dapat diberi pembatas-pembatas dari karton manila yang diberi label sesuai keperluan.