DANA KAS KECIL

1.     Pengertian dana kas kecil

Dana kas kecil adalah uang kas atau ung tunai yng di sediakan  perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonamis bila dibayar dengan cek. Misalnya:  pembelian materai, perangko, rekening telepon, listrik, air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan.

Dana kas kecil diserahkan  kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dan kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dan kas kecil dapat sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2.     Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil, peralatan yg dibutuhkan antara lain:

·         Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil

·         Formulir permintaan pengeluaran kas kecil

·         Jurnal pengeluaran kas

·         Buku jurnal kas kecil

·         Buku laporan penggunaan dana kas kecil

·         Bukti pengeluraan kas kecil

·         Alat tulis dan hitung

3.     Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a)      Pembentukan dana kas kecil

Dana  kas kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan ynag memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yg terlibat dalam prosedur  pembentukan dana kas kecil  adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan bagian laporan, serta pemegang dana kas kecil.

Tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut.

1.       Bagian utang

a)      Menerima surat keputusan pembentukan dana  kas kecil kepada bagian keuangan.

b)      Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasir dengan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil . lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yg terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan

c)       Mencatat bukti pengeluaraan kas dalam daftar bukti kas keluar yg belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang).

d)      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian kasir, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

e)      Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yg telah di cap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yg disediakan.

f)       Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.

2.       Bagian kasir

a)      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 dengan dilampiri surat keputasan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.

b)      Menyediakan cek sejumlah yg tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk di tandatangani oleh pejabat perusahaan yg berwenang mengeluaran kas.

c)       Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

d)      Menyerahkan bukti pengeluaran kas  lembar 1 dan lembar 3 yg telah di cap lunas:

·         Lembar 1, diserahkan kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil;

·         Lembar 3 bersama dengan cek yg bersangkutan, di serahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3.       Bagian jurnal dan laporan

a)      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagiaan utang.

b)      Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas ( cek register )

c)       Mengarsipkan bukti pengelluaran kas bersama surat keputasan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah dibayar.

4.       Pemegang dana kas kecil

a)      Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir .

b)      Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil.

c)       Mengarsipkan bukti kas pengekuaran kas berdasarkan urutan tanggal.

b)     Pengeluaran dana kas kecil

Formulir yg digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yg terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adlaah pengguna (pemakai)  dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1)      Pemakai dama kas kecil

a)      Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebnayak duan lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

b)      Menrima uang tunai dan surat permintaan pengeluaraan dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.

c)       Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas kecil untuk di jadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.

d)      Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarakan data bukti pendukung.

e)      Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bkti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.

f)       Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yg telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2)      Pemgengna dana kas kecil

a)      Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yg memerlukan dana (pemakai ).

b)      Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

c)       Menerima bukti pnegeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

d)      Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yg telah di cap lunas kepada pemakai dan kas kecil.

e)      Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c)      Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dan kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yg diperlukan dalam pengisian kembali dna kas kecil terdiri atas formulir permitaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluarn kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak pihak yg terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dna laporan. Berikut  kegitan masing masing pihak:

1)      Pemegang dana kas kecil

a)      Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak 2 lembar.

b)      Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yg telah diisi kepada bagian utang, dengan dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung atas dana yg telah digunakan.

c)       Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir; menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil; serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut tanggal.

2)      Bagian utang

a)      Menerima formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, yg dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.

b)      Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.

c)       Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

d)      Mendisribusikan bukti pengeluaran kas :

Lembar 1 dan 3 diserahakan kepad bagian kasir dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 utnuk di catat dalam kartu yg bersangkutan.

e)      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian lasir, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali dana kaskecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.

f)       Mencatat bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal.

g)      Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

3)      Bagian kasir

a)      Meneriman bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian utang dilampiri dengan formulir permintaan pengisian kembakli kad kecil lembar 2 dan  dokumen pendukungnya.

b)      Menyediakan cek sebesar jumlah yg tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejebat perusahaan yg berwenang.

c)       Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yg telah di cap lunas kepada pemgang dana kas kecil.

d)      Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dan formulir permintaan/pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian utang.

4)      Bagian jurnal dan laporan

a)      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepda bagian jurnal dan laporan.

b)      Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.

c)       Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali danakas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah dibayar.