Manajemen administrasi perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .

Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

1.      Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)      Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)      Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)      Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)      Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)      Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:
f)       Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1.      Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1)      Atasan atau pimpinan

• Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
• Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
• Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
• Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2)      Orang yang ditunjuk (Konseptor)

• Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

1. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

2.Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

3.Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

1. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

4.Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

5.Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

6.Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

7.Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.

8.Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1)      Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2)      Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3)      Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4)      Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

1. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:

1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

Peralatan & Perlengkapan Arsip

Perlengkapan filing cabinet (tempat Arsip)
Filing Cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

 
Map digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

Mesin Penghancur Dokumen

lateral filing cabinet

filing cabinet

FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai alas untuk menyimpan arsip.

Sistem wilayah ( Geographical system of filing )

Pengertian Filing system wilayah (geografis)

Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat yang dierima.Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1) Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.

3) Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.

5) Penjual melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.

6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)

8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.

9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

Alat dan Bahan

1) Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.

2) Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.

3) Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.

4) Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.

5) Pelubang Kertas

6) Paper Clip

7) Lem

8) Gunting

9) Penggaris

10) Alat Tulis

Sistem masalah (Subject system of filing)

         Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
        Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah
Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.
Keterangan Jenis perlengkapan
1.Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )
Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya
Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.
2.Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.
3.Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.
4.Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )
Disiapkan sesuai kebutuhan.
5.Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )
Disiapkan bila diperlukan.

       Prosedur Penyimpanan
Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:
1.Meneliti dan membaca warkat
Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.
2.Mengindeks
Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.
3.Memberi kode
Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI"
4.Menyortir
Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan.
5.Menyimpan
Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.

Prosedur Penemuan Arsip
Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pastikan kode arsip yang akan dipinjam
(tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
3.Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.
Masalah Utama Sub Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit
B.Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti
C. .......... dst

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasi
Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian
A.2. Pajak
A.2.1. PPh
A.2.2. PPN
A.2.3. PBB
A.3. Kredit
A.3.1. Kredit Bank
A.3.2. Kredit Usaha Kecil
A.3.3. Kredit Investasi
B. Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.1.1. Formasi
B.1.2. Lamaran
B.1.3. Penempatan
B.2. ……. dst

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

Sistem nomor ( Numerica system of filing )

Hampir sama dengan sistem Abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama, sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Banyak yang beranggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya dibanding dengan sistem-abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunannya menurut nama.

Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.

Sering kota dapatkan pada sistem-sistem nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi, atau rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu kalau nasabah tidak mengetahui nomornya, misalkan catatannya hilang, maka dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Akibatnya langganan dapat dirugikan, baik berupa waktu, tenaga, bahkan uang sekalipun, pelanyanan kepada langganan menjadi sangat mengecewakan, hanya akibat sistem-nomor yan g tidak diterapkan secara benar.

Sistem-nomor tidak hanya terbatas pada nomor yang disusun sebagai pengganti nama (nama-orang dan nama-badan), tetapi kode nomor yang mendapingi istilah subjek juga mereka sebut sistem nomor. Contohnya adalah subjek personalia seberi nomr 100, subjek Keuangan diberi nomor 200, Bagian dari keuangan seperti Pajak diberi nomor 210, Pajak Pendapatan nomor 211 dan seterusnya.

Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor adalah bahwa di dalam kegiatan angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama. Sebagian contoh, bagian akuntan amat-lah sering mem-file surat-surat bukti pebayaran (kuitansi) menurut nomor, bagian produksi dan pergudangan sering menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama langganan, perusahaan-perusahaan asuransi biasanya mempergunakan nomor polis daripada nama pemegang polis , Seksi Tabanas pada bank menyusun kartu menurut nomor daripada nama nasabah, data-data pegawai sering disusun menurut nomor pegawai (NIP) bukan nama pegawai, dan sebagainya.

         Keuntungan pamakaian sestem-nomor adalah :

         1. Teliti.

         2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

         3. Perluasan nomor tidak terbatas.

         4. Penujuk silang disusun bersama-sama dengan indeks

         5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.

         Kerugian pemakaian sistem-nomor adalah:

         1. Filing tidak langsung

         2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

         3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks.

         4. Ongkos agak tinggi.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

A. FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map, yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama) yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).

Map individu disimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

B. INDEKS

Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.

Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

B. BUKU NOMOR

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

D. PENUNJUK SILANG (CROSS-REFERENCE)

Lembar penunjuk silang pada umumnya menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari tersimpan. Pada sietem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari. Lembar penunjuk silang terbuat dari kertas stensil dengan ukurang panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm.

                C. PROSEDUR PENYIMPANAN

Langkah prosedur penyimpanan yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Pada penyimpanan surat diperlukan map, sedangkan pada penyimpanan non surat (kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map pasti diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.

             1. Memeriksa

             Langkah ini digunakan agar yang akan disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar disimpan.

             2. Mengindeks

             Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan pada map dalam lemari arsip. Nama yang ditulis di kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks.

                a. Menyimpan dengan map (gantung)

                b. Menyimpan dengan map ordner

                c. Menyimpan dengan kotak

             3. Mengkode

Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan pada warkat bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map pasti akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yaitu kode C atau kode Nomor. Untuk surat yang disimpan pada map ordner dan bahan non-surat, kode yang dituliskan adalah langsung kode nomor. Kode yang tertera pada warkat ini penting untuk penyimpanannya terutama penyimpanan kembali apabila warkat dikembalikan oleh peminjam.

                         4. Menyortir

Penyortiran pada sistem nomor dilakukan apabila warkat yang akan disimpan berjumlah banyak, minyalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit. Penyortiran dilakukan untuk memudahkan petugas melakukan penyimpanan warkat, terutama agar petugas tidak perlu bolak balik dari meja ke filing kabinet.

5. Menempatkan

Menyusun wartkat baik surat maupun non surat (kartu)dan lain-lain dalam sistem nomor memerlukan ketelitian yang lebih banyak, sebab angka-angka yang digitnya banyak seringkali membuat kesalahan pada petugas. Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka label mapnya diberi nomor. Untuk penyimpanan yang menggunakan ordner map (kwitansi) maka ornder mapnya dapat diberi pembatas-pembatas dari karton manila yang diberi label sesuai keperluan.